Checkliste für erfolgversprechendes E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing ist eine der effektivsten und gleichzeitig kostengünstigsten Methoden, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Beziehungen zu vertiefen. Mit einem gut geplanten Newsletter können Sie eine breite Zielgruppe erreichen, selbst mit einem kleinen Budget. Ob Sie ein neues Produkt vorstellen, den Umsatz steigern oder Ihre Kunden über wichtige Neuigkeiten informieren möchten – der Newsletter ist das ideale Instrument. 

Dabei ist es jedoch wichtig, jede Kampagne mit Bedacht zu planen. Die zunehmende Flut an Newslettern führt dazu, dass die Aufmerksamkeit der Empfänger sinkt. Wenn Ihre Nachricht keinen echten Mehrwert bietet, wird sie schnell ignoriert oder landet im Spam-Ordner.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die steigende Zahl von Cyberkriminalität durch E-Mail-basierte Angriffe. Phishing, Viren oder Ransomware sind nur einige der Bedrohungen, die viele Nutzer vorsichtiger im Umgang mit E-Mails machen. 

Mit der folgenden Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihr E-Mail-Marketing die gewünschten Erfolge bringt. 

Zudem spielt das Smartphone eine immer größere Rolle in der Online-Werbung und im E-Mail-Marketing. Da es fast jederzeit griffbereit ist, erreichen Sie Ihre Kunden überall – ob zu Hause, bei der Arbeit oder unterwegs. E-Mail-Marketing ermöglicht es, jederzeit und überall eine hohe Reichweite zu erzielen und so Ihr Unternehmen weiter zu steigern. 

1.1 Holen Sie sich das Einverständnis der Empfänger 

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, holen Sie die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers ein, indem Sie das Opt-in-Verfahren verwenden. Noch sicherer ist das Double-Opt-in, bei dem der Abonnent nach der Anmeldung eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhält. Die Anmeldung wird erst abgeschlossen, wenn der Abonnent diesen Link bestätigt, sodass sichergestellt ist, dass der tatsächliche Inhaber der E-Mail-Adresse zustimmt. 

Das Anmeldeformular sollte auf Ihrer Webseite an prominenter Stelle platziert werden, damit es einfach zu finden ist. Verweisen Sie klar auf Ihre Datenschutzbestimmungen und stellen Sie sicher, dass Sie zunächst nur die E-Mail-Adresse abfragen, um die Anonymität der Anmeldung zu wahren. 

1.2 Aufklärung zu Anmeldung sowie Widerrufsrecht 

Jeder Newsletter muss einen rechtlich vorgeschriebenen Hinweis zur Abmeldung oder zum Widerruf des Abonnements enthalten. Dieser Prozess sollte möglichst unkompliziert sein und nicht mehr als zwei Klicks erfordern – am besten mit einer One-Click-Option. Bestätigen Sie das nach der Abmeldung keinerlei Daten mehr weitergegeben werden, und fügen Sie einen Link zu Ihren Datenschutzrichtlinien ein. Um rechtlichen Problemen vorzubeugen, ist es wichtig, abgemeldete E-Mail-Adressen umgehend aus Ihrem Verteiler zu löschen. 

1.3 Kommunizieren Sie Mehrwert und Nutzen 

E-Mail-Marketing entfaltet sein Potenzial nur, wenn Sie Ihrer Zielgruppe echten Mehrwert liefern. Warum sollte jemand Ihren Newsletter abonnieren, wenn er keinen klaren Nutzen daraus zieht? Geben Sie Ihren Lesern beispielsweise wertvolle Informationen, exklusive Angebote, Gutscheine oder Teilnahme an Gewinnspielen. Heben Sie die Vorteile visuell hervor, zum Beispiel durch fett gedruckte Listen. 

2.1 Dateneinsicht transparent gestalten 

Gewährleisten Sie, das jeder Empfänger jederzeit einfach seine persönlichen Informationen einsehen und bei Bedarf ändern kann. Das fördert zusätzlich das Vertrauen. 

2.2 Bounce-Management 

Unzustellbare Adressen (Bounces) sollten umgehend aus dem Verteiler entfernt werden. Die Handhabung solcher Rückläufer ist in den meisten E-Mail-Marketing-Tools eine Standardfunktion. 

2.3 Blacklist pflegen 

Falls ein Empfänger eine Beschwerde eingereicht hat oder aus anderen Gründen keine weiteren Newsletter von Ihnen erhalten soll, können Sie eine Sperrliste (Blacklist) anlegen, um diese Adressen vom weiteren Versand auszuschließen. 

2.4 Mit Beschwerden umgehen 

Nehmen Sie jede Beschwerde eines Empfängers ernst und handeln Sie umgehend. Bei einer Klage über den Empfang entfernen Sie ihn umgehend aus dem Verteiler und setzen ihn auf die Blacklist. Ansonsten könnten Zustellprobleme oder juristische Auseinandersetzungen die Folge sein. 

3.1 Neugierde wecken 

Der Absender und die Betreffzeile sind die ersten Informationen, die ein Abonnent im E-Mail-Marketing sieht, und daher besonders wichtig. Unbekannte Absender werden oft ignoriert und gelöscht. Am besten nutzen Sie Ihren Unternehmensnamen, um Vertrauen zu schaffen. Auch die Betreffzeile muss einen klaren Mehrwert bieten, zum Beispiel durch aktuelle Themen oder Lösungsvorschläge für Probleme des Empfängers. Wenn der Leser direkt von den Vorteilen des Newsletters überzeugt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er ihn öffnet. 

3.2 Kurz und Knapp 

Der Betreff sollte kurz und präzise sein, ähnlich einer Zeitungsschlagzeile. Zu lange Zeilen werden in der Regel nicht vollständig angezeigt, insbesondere auf Smartphones. Vermeiden Sie reißerische Begriffe oder zu viele Sonderzeichen, um nicht im Spamordner zu landen. Personalisierte Betreffzeilen erhöhen oft die Öffnungsrate – führen Sie Tests durch, um herauszufinden, was am besten funktioniert. 

4.1 So einfach wie möglich 

Wenn der Empfänger Ihren Newsletter öffnet, haben Sie bereits einen wichtigen Meilenstein im E-Mail-Marketing erreicht. Jetzt ist es entscheidend, dass das Design und der Inhalt den Leser dazu anregen, den Newsletter vollständig zu lesen. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie einen einfachen HTML-Code verwenden, der eine korrekte Darstellung in allen E-Mail-Programmen sicherstellt und auf komplexe Elemente wie CSS, Javascript oder Flash verzichten. 

4.2 Überprüfen Sie das Layout 

Überprüfen Sie das Layout Ihres Newsletters in verschiedenen E-Mail-Programmen, damit alle Empfänger das gleiche, einheitliche Erscheinungsbild sehen. 

4.3 “Mit der Tür ins Haus fallen” 

Ihre wichtigsten Informationen sollten zu Beginn der E-Mail platziert werden, damit der Empfänger sofort erkennt, worum es geht – ganz ohne Scrollen. Das könnte ein besonderes Angebot aus Ihrem Shop, ein Eventdatum oder ein Link zu einer exklusiven Dienstleistung sein. 

4.4 Call-to-Action 

Platzieren Sie auffällige visuelle Elemente wie Bilder oder Buttons, die den Leser direkt zum Handeln einladen (Call-to-Action), um die Klickraten zu erhöhen. 

4.5 Die passende Schriftgröße 

Um den Lesekomfort zu maximieren, sollte die Schriftgröße des Fließtexts mindestens 10 Punkt betragen. Wenn Ihre Zielgruppe vorwiegend aus älteren Menschen besteht, empfiehlt es sich, auf 12 Punkt zu erhöhen, da das Sehvermögen im höheren Alter oft nachlässt. 

4.6 Als Alternative Online-Ansicht bereitstellen 

Falls die E-Mail nicht richtig dargestellt wird, platzieren Sie zu Beginn einen Link zu Ihrer Webseite. Der Newsletter wird dann im Browser des Empfängers fehlerfrei angezeigt. 

4.7 Berücksichtigen Sie Bilder und Grafiken 

Einige E-Mail-Programme benötigen die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers, um Bilder und Grafiken anzuzeigen. Daher sollten zentrale Botschaften und Inhalte sowohl in grafischer als auch in textlicher Form übermittelt werden. 

4.8 Responsive ist Pflicht 

Die Nutzung von PCs und Notebooks geht immer mehr zurück. Heute verwendet eine bedeutende Anzahl von Nutzern ihr Smartphone oder Tablet, um ins Internet zu gehen und sich digital auszutauschen. Daher ist es wichtig, dass Ihr E-Mail-Marketing auf Responsive Design setzt, um auf allen Bildschirmgrößen perfekt lesbar zu bleiben. 

4.9 Gut strukturierte Texte 

Gestalten Sie Ihre E-Mails kurz und prägnant. Füllwörter und unnötige Floskeln sollten vermieden werden. Eine klare Struktur und eine übersichtliche Darstellung helfen dem Leser, die Informationen schneller aufzunehmen. Nutzen Sie Zwischenüberschriften, Aufzählungen und Fettschrift, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Bei längeren Inhalten kann auch ein Inhaltsverzeichnis nützlich sein, um den Überblick zu behalten. 

4.10 Mehrwert ist das A & O 

E-Mail-Marketing sollte mehr bieten als bloße Werbung. Fokussieren Sie sich auf Mehrwert durch Gutscheine, spezielle Angebote oder ansprechende redaktionelle Inhalte, die die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Leser ansprechen. 

4.11 Last but not least: das Impressum 

Jede E-Mail, die Sie versenden, muss ein vollständiges Impressum enthalten – ebenso wie Ihre Webseite. Achten Sie darauf, alle gesetzlichen Angaben zu Ihrem Unternehmen korrekt anzugeben, um rechtliche Probleme zu vermeiden. 

5.1 Persönlich ansprechen 

Wenn Ihnen die Namen Ihrer Empfänger vorliegen, sprechen Sie diese direkt an. Ein „Sehr geehrter Herr Meier“ oder „Sehr geehrte Frau Müller“ ist nicht nur persönlicher, sondern weckt auch sofort das Interesse und lenkt den Fokus auf Ihre Nachricht.  

5.2 Alternative zur persönlichen Ansprache 

Falls Ihnen keine Namen einfallen, wählen Sie eine Anrede, die das Vertrauen Ihrer Leser gewinnt oder deren Neugier weckt. Entscheiden Sie sich je nach den Interessen und Verhaltensweisen Ihrer Zielgruppe. 

5.3 Mails individualisieren 

Wenn Sie die unterschiedlichen Interessen Ihrer Zielgruppe kennen, empfiehlt es sich, den Verteiler in relevante Segmente zu unterteilen, um jede Gruppe präzise anzusprechen. Eine weitere Möglichkeit ist es, Ihren Content individuell zu gestalten, um eine höhere Relevanz zu erzielen. 

6.1. Wählen Sie den Versanddienstleister mit bedacht 

Welcher Versanddienstleister passt am besten zu Ihren Anforderungen? Erstellen Sie ein detailliertes Pflichtenheft, das Ihre spezifischen Bedürfnisse und gewünschten Funktionen berücksichtigt. Führen Sie gründliche Tests durch, besonders wenn Ihr E-Mail-Marketing komplex ist, und stellen Sie sicher, dass die jeweiligen Systeme Ihre Anforderungen zuverlässig umsetzen können. 

6.2 Datenschutz beachten 

Die Beauftragung einer Agentur oder eines Dienstleisters für Ihr E-Mail-Marketing erfordert die strikte Einhaltung des Datenschutzes. Falls Sie den Eindruck haben, dass Ihre Empfängerdaten möglicherweise nicht sicher sind, sollten Sie dringend von einer Zusammenarbeit absehen – die rechtliche Verantwortung tragen letztlich Sie. 

6.3 Contentinhalte unternehmensübergreifend einbinden 

Überlegen Sie, ob zusätzliche Systeme in Ihre E-Mail-Marketing-Strategie aufgenommen werden müssen. Dies kann insbesondere Daten aus Ihrem CRM umfassen, um beispielsweise Geburtstagswünsche zu versenden. Auch Integrationen zu Ihrem Shop- oder Content-Management-System können sinnvoll sein. 

6.4 E-Mail-Marketing-Prozesse steuern und effizient gestalten 

Überprüfen Sie vor dem Versand Ihres Newsletters alle Funktionen gründlich. Dazu gehören unter anderem die Ab- und Anmeldung sowie automatisierte E-Mails wie die Begrüßung von neuen Abonnenten, Geburtstagswünsche oder Festtagsgrüße zu Weihnachten und Neujahr. 

7.1 Analye der Kennzahlen 

E-Mail-Marketing ist mehr als nur der Versand von Newslettern – es geht um die kontinuierliche Analyse und Optimierung. Um den Erfolg Ihrer Kampagnen zu messen, sollten Sie verschiedene Metriken heranziehen und die Ergebnisse regelmäßig auswerten. 

• Zustell- und Bouncerate prüfen: Wie viele E-Mails wurden erfolgreich zugestellt, und wie viele sind zurückgekommen? 

• Öffnungsrate: Ermitteln Sie, wie viele Empfänger Ihre E-Mail geöffnet oder die darin enthaltenen Grafiken heruntergeladen haben. 

• Klickrate ermitteln: Teilen Sie die Gesamtzahl der Klicks durch die Anzahl der zugestellten E-Mails. 

• Effektive Klickrate: Berechnen Sie den Anteil der Abonnenten, die sowohl die E-Mail geöffnet als auch auf Links geklickt haben. 

• Anmeldungswachstum überwachen: Sehen Sie nach, wie viele neue Empfänger Ihr E-Mail-Marketing gewonnen hat. 

• Anmeldungszuwachs: Prüfen Sie, wie viele neue Abonnenten Ihr Newsletter gewonnen hat. 

• Abmeldungsrate: Wie viele Abonnenten haben sich von Ihrem Newsletter abgemeldet? 

• Conversion-Rate: Messen Sie, wie oft die gewünschte Aktion (z. B. Bestellung oder Reservierung) nach einem Klick auf den Link durchgeführt wurde. 

7.2 Prüfen Sie verschiedene Varianten 

Nutzen Sie A/B-Testing für bessere Ergebnisse im E-Mail-Marketing: Entwickeln Sie zwei Varianten Ihres Newsletters mit unterschiedlichen Betreffzeilen, Bildern, Produktdarstellungen und Inhalten. Versenden Sie Variante A und B an jeweils 50 % Ihrer Empfänger. Durch die Auswertung der Performance-Kennzahlen können Sie herausfinden, welche Version besser performt und Ihre E-Mail-Kampagne entsprechend anpassen, bevor Sie sie endgültig verschicken. 

7.3 Perfekten Versandzeitpunkt austesten 

Auf den ersten Blick mag es unwichtig erscheinen, aber der Wochentag und die Uhrzeit haben einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Newsletter. Berücksichtigen Sie dabei, zu welchen Zeiten Ihre Zielgruppe am ehesten Interesse an Ihrem Angebot hat. Durch das Testen unterschiedlicher Zeitpunkte können Sie herausfinden, welcher Moment am besten funktioniert. 

7.4 Variation von Anmeldeseiten 

Individualisieren Sie das Erscheinungsbild und den Inhalt der Newsletter-Anmeldung. Fügen Sie einen Gutscheincode hinzu oder gewähren Sie einen Rabatt auf den ersten Einkauf. Evaluieren Sie anschließend erneut die Ergebnisse. 

7.5 Providerkennzahlen auswerten 

Wenn Sie verschiedene E-Mail-Provider testen, sollten Sie auch deren Öffnungs- und Klickrate genau unter die Lupe nehmen. Ein Anbieter könnte Ihren Newsletter eher als Spam klassifizieren als ein anderer. Deutliche Abweichungen in diesen Werten könnten auf Zustellungsprobleme bei diesem Provider hindeuten. 

Indem Sie diese umfassende Checkliste sorgfältig abarbeiten, können Sie viele Fehler vermeiden und schaffen somit eine solide Basis für erfolgreiches E-Mail-Marketing. Trotzdem ist es entscheidend, stets die aktuellen Entwicklungen im Auge zu behalten, um flexibel auf Veränderungen oder neue Trends reagieren zu können. Der digitale Marketingbereich ist in ständigem Wandel – integrieren Sie neue Erfahrungen einfach in Ihre Checkliste. 

• Eine hohe Zustellrate der E-Mails ist entscheidend (geringe Bounce-Rate). 
• Die E-Mails sollen von möglichst vielen Abonnenten geöffnet werden (Öffnungsrate). 
• Das Ziel ist, dass viele Empfänger auf die Links in der E-Mail klicken (Click-through-Rate). 
• Auf der Zielseite sollten die gewünschten Handlungen ausgeführt werden (Conversion-Rate). 

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, und ohne den Erfolg des einen kann der nächste nicht erreicht werden.